PARAMITA: Sebuah Revolusi Pendistribusian Bahan Ajar

Dalam upaya meningkatkan kapasitasnya sebagai institusi pendidikan yang menggunakan sistem pembelajaran jarak jauh, Universitas Terbuka (UT) melakukan kerja sama dengan berbagai pihak untuk mendukung proses bisnisnya. Upaya ini tentunya untuk memberikan layanan terbaik kepada mahasiswanya. Sebagaimana diketahui UT dengan jumlah mahasiswa yang masif dan tersebar di seluruh pelosok wilayah Indonesia menuntut kualitas pendistribusian bahan ajar cetak atau buku materi pokok (BMP) yang andal, cepat, dan tepercaya guna melancarkan proses pembelajaran mahasiswa.

Dalam menjangkau mahasiswa di titik terjauh dengan lebih cepat dan tepat, UT tidak pernah berhenti berinovasi untuk meningkatkan pelayanannya. Hal ini terbukti dengan diluncurkannya program PARAMITA  (Pengiriman Bahan Ajar ke Mahasiswa Tepat dan Akurat). Sebuah program yang terjalin apik atas kerjasama UT dan PT Gramedia yang meliputi KGX dan Gramedia Printing, unit bisnis Kompas Gramedia yang tepercaya dalam bidang produksi dan distribusi buku-buku ke seluruh Indonesia berkaitan dengan luasnya jaringan wilayah secara nasional.

“Sebagai universitas pelopor sistem Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ) di Indonesia, Bahan Ajar memegang peran yang sangat pokok bagi mahasiswa Universitas Terbuka (UT). Bahan Ajar ibarat dosen yang hadir di tiap-tiap kelas, memberikan pembelajaran yang sangat dibutuhkan mahasiswa. Maka seluruh proses produksi dan distribusi bahan ajar merupakan isu strategis yang harus digarap secara serius. Semua untuk memenuhi standar better, cheaper, and faster,” tegas Rektor Universitas Terbuka, Prof. Ojat Darojat, M.Bus., Ph.D. dalam sambutan rangkaian acara peluncuran program Cetak Kirim Langsung Bahan Ajar yang dilaksanakan di Gudang Gramedia, Cakung (21/3/2023).

Sebelumnya, UT telah memberikan mandat kepada PT Gramedia selaku vendor untuk melakukan proses cetak, setting, serta kirim langsung bahan ajar kepada mahasiswa. Mandat ini mencangkup 14 Unit Pembelajaran Jarak Jauh (UPBJJ) di 38 Provinsi, 5 program studi (dengan jumlah mahasiswa terbesar, total 32.644 mahasiswa), dalam jangka waktu selama 3 semester.

“Mendapat kesempatan menjadi vendor pertama yang melakukan cetak dan pengiriman langsung kepada mahasiswa UT merupakan kehormatan serta tantangan besar untuk kami selalu berinovasi” ujar Direktur PT Gramedia. “Semua proses dilaksanakan ketat sesuai standar kualitas terbaik UT, semoga hubungan ini bisa menjadi hubungan yang long term and mutual.”

Selanjutnya Amelia Angelica, selaku Direktur KGX memberikan laporan teknis mengenai progress cetak-setting-pengiriman yang telah berlangsung. 98% persen dari seluruh total pengiriman sudah berhasil dilaksanakan, bahkan menjangkau titik-titik terjauh di Indonesia seperti Maluku. Beliau juga menyampaikan kesiapan PT Gramedia untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar dari Universitas Terbuka.

Hal ini diamini Dr. Paken Pandiangan, S.Si., M.Si. selaku Ketua Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (LPPMP) Universitas Terbuka. Dalam sambutannya, Dr. Paken menekankan bahwa program ini merupakan hal yang krusial dalam meningkatkan standar mutu pendidikan UT. Dr. Paken juga mengungkapkan harapan bahwa program PARAMITA dapat senantiasa berkembang bahkan menjangkau seluruh UPBJJ-UT di seluruh Indonesia.

Dalam rangkaian acara ditampilkan bagaimana melihat proses mitigasi data mahasiswa yang akan dikirim BA oleh KGX dan bagaimana KGX melakukan QC untuk pengiriman BA kepada mahasiswa dengan sistem barcode. Acara dilanjutkan oleh prosesi simbolis penyerahan bahan ajar dari pihak Universitas Terbuka yang diwakili Prof. Ojat Darojat, M.Bus., Ph.D. kepada pihak KGXpress yang diwakili oleh Amelia Angelica untuk diantar langsung oleh kurir KGXpress kepada mahasiswa. 5 burung merpati pun dilepaskan sebagai simbolisasi 5 program studi. Dalam simulasi tersebut, tak berselang lama, mahasiswa sudah mendapatkan bahan ajar ditangannya dibuktikan dengan video call yang dilakukan.

Acara yang berlangsung hangat dan khidmat ini ditutup dengan Warehouse Tour para pimpinan UT dapat langsung melihat gudang dimana bahan ajar disimpan dan diproses untuk pengiriman. Secara umum kunjungan UT ke Gramedia Printing dan KGX ini telah membuka ruang diskusi yang lebih terbuka untuk potensi kerja sama kedua belah pihak yang lebih luas ke depannya. Segala inovasi dan revolusi ditujukan agar proses bisnis UT mendatang berjalan dengan lebih efektif, efisisen, akurat, dan lebih memuaskan bagi semua stake holders khususnya mahasiswa.